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        常見問題

        企業年會策劃流程和細節準備!

              之前寫了一篇關于企業如何辦一場成功年會的文章,很多朋友提出有一些環節沒有說到,比如年會預算的問題等等。所以把所有環節重新過一遍,以提供給大家一個盡量完善的實操版本。這也是作為分享嘉賓受邀參加幾場年會后,覺得對創業企業有幫助的地方。辦年會必須明確你要達到的目的,是激勵還是感動,是刺激還是情懷?
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              企業年會最能集中展現企業的文化,形成企業的基因。公司的本質不只是賺錢,也不是產品,而是能成為長久活下去的組織,形成自己生存的基因,才能持久托起眾人的希望。企業年會就在塑造自己的企業文化,并傳承企業的精神。所以再次強調,年會必須要有主題,通過表彰團隊和先進個人,達到凝聚人心、刺激員工努力奮斗的目的。年會要有很強的儀式感,重在氛圍的塑造,達到開心、快樂、刺激、感動、凝聚人心的目的。
        一、組建年會籌備小組
              年會是一家企業一年一度的盛典,所以要組建一個強有力的年會籌備小組,做適當的分工。企業的行政副總要直接作為責任第一人,籌備小組相關人員作適當的分工,比如會務組負責人、后勤組負責人、節目組負責人,年會主持、簽到、頒獎禮儀等責任到人?;I備小組最初的工作就是形成年會的策劃方案。策劃案首先要明確年會預算,辦成什么規模、什么檔次的年會,這要與公司老板和高層進行溝通早日確定。有了預算,才能在策劃方案時確定年會的場地,設計相應的流程。
        二、確定主題
              有了好的主題,年會就成功了一半。主題就是年會想要達到的目的,所以年會主題一定要和企業的老板進行充分的溝通。年會的主題最好與來年企業的戰略中心思想緊扣。通過一句通俗易懂的口號來表現年會的主題,比如為了強調提升客戶服務和增強員工歸屬感,就可以確立“客戶價值,同仁榮耀”的主題。“客戶價值,同仁榮耀”就是企業新的一年的戰略中心思想。比如說年會邀請了很多大客戶,那就要確立感恩、合作共贏、共創未來的一些主題。主題確定了,那么流程設計才有了依據。特別是節目組負責人征集節目的時候,有意識的要緊扣主題。個人獎項和團隊獎項的名字要提前設計,接地氣。年會總負責人要親自和主持人協調整個流程設計,形成書面方案和主持串詞。
              大的公司還可以提前設計符合年會主題的宣傳海報,在邀請函、禮品包裝、頒獎環節、場地舞臺布置等環節全面突出主題,形成視覺沖擊。
        三、年會準備
              年會的策劃案通過后,要早一點定下場地,做好現場踏勘。做好宣傳動員工作,比如年會節目早日征集并排練,因為這是一年一度員工展示自己的舞臺,一些公司會安排評委組對節目現場打分,并在年會現場對冠亞季軍給予獎杯和現金表彰,這會刺激大家對節目的參與度。
              年會準備:一、要通知到位;二、邀請重要嘉賓要有書面函;三、要制作年會推進時間表;四、物料清單要落實到后勤組的人頭。年會前一天還要做最后的復盤,以便查遺補漏。
              另外要準備關鍵視頻,呈現一年的大事記和來年展望。每年都應該準備一個關鍵的視頻,可以讓領導、中層、基層員工回顧企業創業多年的成長經歷和已經取得的成績。對核心員工的采訪,了解他們一年的收獲和對未來一年有什么樣的期望。通過文字、圖片、視頻展現企業的階段性歷程,比如創業的初衷、艱難的征程、感恩同仁、鑄就輝煌、共贏未來等。建議有規模的公司找專業的影視公司幫助制作。按照文本、框架、定稿、攝制、剪輯、成片完善主題視頻。
        四、年會現場布置
              年會現場布置常重要,主題橫幅、簽到墻、簽到桌等提前布置到位,諸如獎品及獎杯等相關物料提前就位,LED屏滾動播出宣傳片,現場一定要呈現出與主題相關的喜慶色彩。節目最好能提前彩排,主持人熟悉流程,要有序的把握節奏,控制好整個流程秩序。年會現場的桌次安排、座位擺放、邀請嘉賓的座牌擺放,這些細節非常重要。嘉賓座次在禮儀方面有約定俗成的規矩,是依照嘉賓的重要程度來確定的。企業老板一定要親自檢查這個點。
              年會要明確現場總指揮,安排跑場督導人員配合。主持人要提前檢查視頻、燈光、音響、攝影攝像、頒獎環節落實等問題,比如有些年會還需要不停地開關燈,也要有專人負責。大公司的年會還要規劃員工出行交通工具,聯絡車輛停放場地。年會現場的后勤保障極為重要,比如出現突發事件的處置要有預案。
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        五、年會流程設計
              年會流程是根據不同行業、不同公司的屬性,甚至老板的個性特征來確定的。但還是有一些固定的環節,比如高層致辭、表彰、員工節目或專業演出隊伍的節目、游戲、抽獎、用餐等,年會流程一定要嚴格控制各環節的時間。年會節目環節的高潮處都是設計出來的,要有創意、創意、創意。創意要把握時勢熱點,但不能出現政治不正確,比如今年有惡搞革命歌曲的,這些就不要觸碰了,但其它的盡管調侃和模仿。
              除了員工的節目,游戲環節往往能活躍氣氛,但一定要新穎,不能是大家已經做過的游戲。適合年會的游戲還是比較多的,可以選擇最符合年會主題的游戲。
              1、開場節目。年會的開場節目是重中之重,能夠把年會的氛圍瞬間造出來。所以年會開場節目一定要非常的熱鬧,比如集體舞蹈《好運來》、熱舞、鼓舞都可以,但一定要熱鬧大氣。開場節目要與企業文化特征和年會的主題有關,創意是關鍵。
              2、主持人上場。最好要有男女主持人,主持人一要問好,二要點明年會主題。通過精妙設計的主持詞,活躍全場氣氛,介紹出席的嘉賓,帶給眾人祝福。
              3、年會流程。主持人輪流報幕介紹各個環節,建議節目和頒獎、抽獎環節混搭,一般一個節目之后,完成一個頒獎或抽獎環節,根據各獎項的重要程度依次進行。頒獎禮非常重要,要提前做好站位、獎杯、獎品、獎金、攝影攝像的準備。獲獎感言要提前設計,嚴格控制時間。公司年會一定要做全程攝影攝像的記錄,這些資料是公司發展的記載,也是為以后的年會或者重大表彰會做資料準備。
              4、音控和電腦操作,是非常重要的環節,很多時候容易被忽視。音樂要與所有的環節的緊密配合,要提前設置相關的音樂,比如上場音樂、背景音樂、ppt音樂。當獲獎人員的個人生活照出現在大屏幕會營造出巨大的榮耀感。
        六、領導致辭
              因為是企業的年會,建議不要請太多領導講話,請最重要的人物分享就可以了。有的企業請我這樣的講師來做主題演講,時間也不要超過十五分鐘。最后是企業老板要親自上臺做演講,要講出回顧與展望,要帶給眾人歡樂和信心。演講結束后禮儀把酒杯端上來,所有人斟滿酒杯。臺上臺下,舉起酒杯,開啟年會的盛宴。開席后要留足20到30分鐘的吃飯時間,然后才開始宴會期間的員工才藝展示和抽獎環節。
        七、要設計一個感動的環節
              每個企業根據自身的情況,要設計一個感動全場的環節,比如員工生日驚喜、感動人物故事、員工求婚等??梢宰尨蠹姨统鍪謾C,現場面對面建群,老板發大紅包,大家在里面搶紅包,會使整個現場氛圍沸騰起來。
        八、年會結束
              選一首歌曲共唱,比如公司的司歌,像《難忘今宵》、《朋友》、《好兄弟》等老歌,大家都會唱,給年會畫上圓滿的句號。
              年會散場后要注意檢查物品,喝出高潮之后,總會有人丟三落四,要避免樂極生悲的情況發生。后勤組的員工一定是最辛苦的,要負責所有人安全送達。年會結束后,把相關的精彩瞬間制作成視頻,供全體員工分享,使年會所造的勢繼續燃燒延續。
              像一些公司有錢任性,組織年會旅游,這是自動嗨。不是本文所能表達的內容。
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